Kolab permet de profiter de LibreOffice Online

À mesure que la popularité des applications cloud augmente, l’éventail d’outils de bureau en ligne gratuits ou à faible coût proposés augmente.

Toutefois, les deux offres majeures (Google Doc/G suite et Microsoft Office Online), ainsi qu’une multitude d’autres plates-formes basées sur les technologies cloud, sont propriétaires. Les fournisseurs de logiciels libres promettent une alternative en ligne gratuite. Jusqu’ à présent, les suites bureautiques en ligne open source n’étaient guère plus que des logiciels sans grand intérêt.

Le mois dernier, Kolab Systems a annoncé Kolab Now, une suite bureautique en ligne complète. Le lancement a reçu la bénédiction de la Fondation The Document Foundation, qui a renoncé à publier une version en ligne libre et gratuite de la suite LibreOffice qu’elle sponsorise.

Kolab Systems nous a fourni un compte pour tester ce nouveau service en ligne. Kolab Now n’est pas gratuit, mais la plate-forme bureautique est alimentée par le noyau LibreOffice.

Les origines de Kolab Libre Office Online

L’un des objectifs long terme de la communauté LibreOffice était de lancer une suite d’applications bureautiques en ligne pour concurrencer ce que font Google et Microsoft avec leurs suites collaboratives en ligne, mais sans la contrainte propriétaire de l’application.

La Document Foundation, en 2011, a déclaré qu’elle était en train de remplacer OpenOffice qui deviendrait LibreOffice et qu’elle porterait la suite bureautique open source vers une version en ligne. C’était un gros problème à l’époque, car Oracle avait récemment repris la communauté OpenOffice mais ne promettait pas de poursuivre son développement actif.

Malgré ses plans, la fondation décida par la suite de ne pas offrir un déploiement public de LibreOffice en ligne. Cette tache aurait demandé une somme de travail colossale qu’elle n’était pas en mesure d’assurer: il n’ y avait pas de source de financement pour le permettre.

D’une certaine façon, Kolab Now offre desormais à ses clients l’accès à LibreOffice Suite Online avec Collabora Office online. Cela pourrait prêter à confusion.

Accéder à Kolab

Moyennant un abonnement raisonnable, Kolab Now offre aux utilisateurs une plate-forme de documents en ligne complète qui prend en charge les sessions d’édition en direct. Kolab Now stocke les données des utilisateurs dans le cloud d’une entreprise suisse à l’aide de logiciels open source, évalués par des pairs et audités.

Fondamentalement, l’offre de Kolab Now est une passerelle vers le portail LibreOffice de Collabora Online via une superposition d’accès cloud. Les ingénieurs de Kolab ont développé le système autour des normes les plus strictes de la législation suisse en matière de respect de la vie privée. Vous accédez à Kolab Now via un navigateur: l’interface est une URL qui accède au système de messagerie Web de Kolab. Dans le coin supérieur droit de l’écran du système de messagerie se trouve un menu déroulant.

Dans ce menu, cliquez sur l’option Fichiers. Cela remplace l’affichage du courrier électronique par un affichage en plein écran similaire affichant vos dossiers et fichiers de documents. Cliquez sur Créer pour créer un nouveau document. Cliquez sur un nom de fichier existant dans la liste pour ouvrir ou modifier un fichier.

Selon le type de fichier sélectionné, l’écran affichera le fichier dans le traitement de texte, l’application tableur ou l’éditeur de présentation Collabora Online.

Kolab Now et le respect de la vie privée

Est-ce que Kolab Now est plutôt LibreOffice ou Collabora Online? il semble que ce soit les deux.

Collabora Online est une suite en ligne basée sur LibreOffice. Collabora, l’entreprise, se veut le moteur du cloud de LibreOffice. Une équipe d’ingénieurs certifiés de LibreOffice est à l’origine de ce développement: Collabora est par ailleurs un des contributeurs le plus important de la communauté LibreOffice. L’entreprise a fait ses preuves avec ses produits Collabora Office et Collabora Online, qui fournissent une suite bureautique pour les entreprises avec un support multiplateforme.

CODE est une édition de développement plus conservatrice de LibreOffice Online construite autour du cœur de Collabora Office. Collabora Online est né de la collaboration antérieure de l’entreprise avec The Document Foundation sur LibreOffice Online. Quoi qu’il en soit, Kolab et Collabora offrent ce qui semble être une plate-forme bureautique en ligne intégrée basée sur le code open source de LibreOffice. Les deux produits basés sur le cloud sont disponibles pour les utilisateurs individuels et les ordinateurs de bureau via un abonnement.

Premières impressions sur Kolab Now

Dans l’ensemble, Kolab Now procure une expérience utilisateur satisfaisante. Cela dit, les fonctionnalités collaboratives de Kolab Now ne sont pas aussi transparentes que celles de Google Docs par exemple. Là où LibreOffice fait défaut en tant qu’outil de collaboration, Google Docs prend le relais. Cependant, toute personne familière avec l’un ou l’autre de ces produits se sentira à l’aise lors de son utilisation de  Kolab Now: il n’y a qu’une légère courbe d’apprentissage.

Comme aucune documentation n’est fournie avec Kolab Now, il vous faudra comprendre par vous-même comment cela fonctionne.

L’expérience utilisateur de Kolab Now

L’utilisateur est très bonne. Avoir l’habitude de travailler avec LibreOffice permet de créer facilement des documentset d’entrer du contenu sans tracas. Les fonctions de traitement de texte fonctionnent à peu près de la même manière que les fonctions similaires de l’application autonome LibreOffice fonctionnant sur des ordinateurs. Le formatage de document, l’ajout de fonctionnalités de conception de page, l’importation de graphiques etc sont ainsi très proches de l’outil bureau.

Kolab Now est plus une plate-forme de gestion documentaire qu’une suite bureautique en ligne. Commencer par Kolab Now, puis passer à Collabora Online, et ensuite utiliser ce qui semble être l’interface utilisateur de LibreOffice peut être gênant. Bien que la dépendance de Kolab Now sur l’intégration du noyau LibreOffice de Collabora semble un peu maladroite, cela fonctionne bien. Ensemble, ils supportent les formats de documents Microsoft Office et LibreOffice.

Cette prise en charge combinée élimine une partie des problèmes liés à l’utilisation de LibreOffice en ce qui concerne les formats de fichiers. Tout le monde n’a pas la patience nécessaire pour jongler avec le format Open Document Format et les convertir: l’enregistrement d’un document LibreOffice au format Microsoft Word ne permet pas toujours de traduire à 100 % la mise en page.

Qu’en est-il du travail collaboratif sur Kolab Now?

Avec la suite bureautique de Kolab Now, les utilisateurs peuvent travailler seuls sur un document ou en groupe, même simultanément. C’est ainsi que Kolab décrit son offre. Par exemple, un utilisateur peut lancer un document texte et inviter d’autres utilisateurs sur la session. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler en même temps sur le remplissage des cellules de données d’une même feuille de calcul.

Vous ne pouvez pas vous engager de cette façon avec LibreOffice seul. La collaboration nécessite de joindre des copies du fichier ou de le stocker sur un service cloud (comme Dropbox) pendant que vous attendez que les participants éditent et sauvegardent à nouveau les documents. Kolab Now et Collabora Online fournissent chacun une capacité de collaboration en direct ajoutée à LibreOffice.

L’élément de collaboration fonctionne un peu comme le processus utilisé avec Google Docs. Dans le coin supérieur droit de l’écran Kolab/Collabora se trouve une icône utilisateur. Accédez à son menu déroulant et entrez une adresse courriel pour inviter un participant. En cliquant sur le lien dans l’invitation envoyée par courriel, le nouveau participant aura un accès complet au document.

Pas de délais en ligne échappant à l’utilisateur

Toute plate-forme en ligne court le risque d’être à la merci d’Internet. Se connecter et faire la transition vers le lien Collabora Link peut parfois être lent et la latence peut aussi, occasionnellement, être ennuyeuse. Lors de l’accès à un document enregistré, il peut parfois prendre une minute pour le charger, d’autant plus qu’en cas d’inactivité prolongée, l’utilisateur sera automatiquement deconnecté et devra donc repasser par la case chargement.

Il n’y a, à priori, pas de fonction qui permettraient une plus grande flexibilité dans le maintien du document actuellement ouvert pendant de plus longues périodes. Cet inconvénient peut entraver le maintien du flux de travail lors de la vérification de notes ou de la recherche, par exemple.

Une session actuelle peut aussi ne pas réussir à enregistrer les données dans le système et générer un message d’erreur. Il ne semblait pas y avoir d’autre moyen de corriger le problème, à part copier tout le contenu et le coller dans un document local LibreOffice ou Google Docs local autonome comme sauvegarde rapide, puis le recoller ensuite sur Kolab Now.

Les inconvénients de Kolab Now

Kolab Now semble être un dédoublement de services. Peut-être que son prix fournit une meilleure option que Collabora pour les entreprises qui ont besoin d’une plate-forme open source en ligne avec LibreOffice. Il est possible que la connexion de LibreOffice à un système de messagerie basé sur le cloud soit une option supplémentaire non disponible avec Collabora Online.

Aussi longtemps que vous pouvez justifier l’accès à LibreOffice Online, Kolab Now est une solution pratique. Il est difficile d’évaluer sa performance en tant que fournisseur LibreOffice Online car il n’est que le fournisseur d’une connexion via Collabora Online.

Kolab Now est une offre unique qui a le potentiel de bien fonctionner et de s’avérer utile si vous savez pourquoi vous vous y inscrivez.

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